Sortarea și procesarea documentelor in transport și logistică

Procesarea și gestionarea documentelor de transport este un aspect critic, dar adesea greoi, al industriei logistice. Gama de documente implicate – de la CMR (Convenția privind contractul de transport rutier internațional de mărfuri), facturi, note de livrare, până la documente vamale – este atât vastă, cât și variată. Această complexitate necesită în mod tradițional sortarea manuală și extragerea datelor, procese care nu numai că consumă timp, ci și sunt predispuse la erori. Odată cu apariția soluțiilor bazate pe inteligență artificială, cum ar fi SenseTask, aceste provocări sunt abordate în mod eficient, eficientizând operațiunile, îmbunătățind eficiența generală și adăugând fluxuri de lucru robuste de aprobare a documentelor.

Natura variată a documentației de transport

În logistică, varietatea documentelor se extinde dincolo de CMR-urile standard, facturile și notele de livrare. Alte documente esențiale includ:

• Declarații vamale: Necesare pentru transporturile internaționale, aceste documente asigură că mărfurile respectă toate reglementările legale înainte de a trece granițele.
• Conosamentele (BOL): Un document vital care prezintă detaliile expedierii, inclusiv tipul, cantitatea și destinația mărfurilor. Acesta servește ca contract între expeditor și transportator.
• Liste de ambalare: Acestea detaliază conținutul unei expedieri, oferind informații despre ceea ce a fost ambalat și expediat, ceea ce este crucial atât pentru vamă, cât și pentru destinatar.
• Certificate de origine: Necesare pentru anumite bunuri, aceste documente certifică țara în care au fost fabricate mărfurile, ceea ce poate afecta taxele și impozitele.
• Certificate de asigurare: Aceste documente confirmă că expedierea este acoperită de o poliță de asigurare, oferind protecție împotriva pierderii sau deteriorării în timpul tranzitului.

Gestionarea acestor documente, în special în volume mari, poate fi descurajantă fără instrumentele potrivite.

Provocarea: gestiunea dificilă a documentelor

Industria logistică și de transport se confruntă cu mai multe provocări atunci când gestionează o gamă atât de diversă de documente:

• Formate diverse: Varietatea tipurilor de documente, fiecare cu propriul format și structură, face ca prelucrarea manuală să fie deosebit de dificilă.
• Volum mare: Operațiunile la scară largă pot implica mii de documente zilnic, ceea ce face dificilă menținerea acurateței și eficienței.
• Conformitate cu reglementările: Expedierile internaționale necesită respectarea strictă a standardelor de reglementare, unde orice erori în documentație pot duce la întârzieri, amenzi sau chiar confiscarea mărfurilor.
• Procese de aprobare: Multe documente, cum ar fi facturile și declarațiile vamale, necesită mai multe niveluri de aprobare înainte de finalizare, adăugând un alt nivel de complexitate gestionării documentelor.

Soluția: DMS bazat pe inteligență artificială de la SenseTask

Platforma bazată pe inteligență artificială de la SenseTask transformă modul în care companiile de logistică gestionează aceste documente diverse:

Împărțirea documentelor bazată pe inteligență artificială

SenseTask automatizează împărțirea loturilor mari de documente în fișiere individuale pe baza recunoașterii conținutului, mai degrabă decât a metodelor tradiționale, cum ar fi codurile de bare. Acest lucru este deosebit de benefic pentru loturile mixte de documente, asigurându-se că fiecare tip - fie că este vorba de CMR, declarație vamală sau conosament - este corect clasificat și separat.

Recunoașterea și extragerea automată a datelor

Utilizând recunoașterea optică a caracterelor (OCR) și învățarea automată, SenseTask identifică și clasifică diferite tipuri de documente, extrăgând câmpuri de date esențiale, cum ar fi numerele de expediere, datele, descrierile articolelor și codurile de reglementare. Acest lucru asigură că introducerea datelor este corectă, reducând probabilitatea erorilor care ar putea afecta operațiunile.

Fluxuri de lucru automate de aprobare

SenseTask îmbunătățește și mai mult gestionarea documentelor prin încorporarea fluxurilor de lucru de aprobare în proces. Odată ce documentele sunt procesate și datele sunt extrase, acestea pot fi direcționate prin fluxuri de aprobare personalizate. Această caracteristică asigură că documentele critice, cum ar fi facturile, declarațiile vamale și certificatele de asigurare, primesc aprobările necesare de la părțile interesate relevante înainte de a fi finalizate și integrate în sistemul ERP. Acest lucru nu numai că simplifică procesul de aprobare, dar îmbunătățește și responsabilitatea și conformitatea.

Integrare și conformitate fără probleme

După aprobare, datele extrase și verificate sunt exportate automat în ERP-ul companiei sau în alte sisteme de management, asigurând actualizări în timp real și consecvență între platforme. SenseTask aderă, de asemenea, la GDPR și la alte reglementări internaționale, protejând informațiile sensibile pe tot parcursul procesului.

Impactul mai larg: eficiență și acuratețe

Prin automatizarea procesării și aprobării unei game largi de documente de transport, SenseTask oferă mai multe beneficii cheie:

• Eficiență operațională: Automatizarea sarcinilor manuale eliberează personalul pentru a se concentra pe activități mai strategice, îmbunătățind productivitatea generală.
• Reducerea erorilor: extragerea datelor bazată pe inteligență artificială minimizează erorile umane, asigurând date mai fiabile în toate operațiunile.
• Conformitate îmbunătățită: Cu fluxurile de lucru automatizate de procesare și aprobare, companiile pot adera mai ușor la reglementările internaționale, reducând riscul de neconformitate.
• Scalabilitate: Indiferent dacă gestionați sute sau mii de documente zilnic, SenseTask se scalează fără efort pentru a satisface cerințele companiilor în creștere.
• Transparență îmbunătățită a fluxului de lucru: Încorporarea fluxurilor de lucru de aprobare adaugă un nivel suplimentar de supraveghere, asigurând că fiecare document este revizuit și autorizat după cum este necesar, îmbunătățind transparența și controlul asupra proceselor de gestionare a documentelor.

Concluzie

Într-o industrie în care gestionarea precisă și eficientă a documentelor este crucială, SenseTask oferă o soluție cuprinzătoare care se extinde dincolo de documentele standard de transport, cum ar fi CMR-urile și facturile. Prin încorporarea unei game largi de documente - inclusiv cele necesare pentru vamă, asigurări și conformitate legală - SenseTask îmbunătățește eficiența operațională, reduce erorile și asigură integrarea perfectă cu sistemele existente. Adăugarea fluxurilor de lucru automate de aprobare consolidează și mai mult managementul documentelor, asigurându-se că toate documentele critice trec prin verificările necesare înainte de finalizare. Pe măsură ce industria logistică continuă să evolueze, adoptarea de soluții avansate precum SenseTask va fi esențială pentru a rămâne competitiv și pentru a satisface cerințele comerțului global.