Politica de Confidențialitate

1. Introducere

La SenseTask, confidențialitatea dumneavoastră este prioritatea noastră și ne angajăm să vă protejăm informațiile personale. Această politică de confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm și protejăm datele dumneavoastră atunci când interacționați cu site-ul web (www.sensetask.com) și aplicația web (app.sensetask.com) SenseTask (denumite colectiv "Serviciile").

Prin utilizarea Serviciilor noastre, sunteți de acord cu această Politică de confidențialitate, care face parte integrantă din Termenii și condițiile noastre și respectă legile aplicabile, inclusiv Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Serviciile noastre se concentrează pe eficientizarea procesării documentelor, automatizarea fluxului de lucru și funcționalitățile de îmbunătățire a eficienței, iar această politică se aplică tuturor utilizatorilor, de la vizitatorii site-ului web la utilizatorii aplicației.

Acordăm prioritate protecției și securității datelor, recunoscând pe deplin responsabilitățile implicate în prelucrarea datelor de toate tipurile. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că site-ul și serviciile noastre pot conține link-uri către site-uri web terțe (de exemplu, rețele sociale) și nu suntem responsabili pentru practicile lor de colectare sau prelucrare a datelor.

Această politică de confidențialitate prezintă relația dumneavoastră cu SenseTask ca:

• Vizitatorul site-ului
• Client, client potențial sau utilizator final
• Partener sau solicitant de locuri de muncă
• Altă persoană vizată

Clienții pot acorda angajaților sau terților acces la Serviciile noastre prin crearea de conturi de utilizator. Administratorii gestionează rolurile și permisiunile, determinând accesul la informațiile din conturile clienților.

2. Informații personale pe care le colectăm

Colectăm date cu caracter personal, care se referă la orice informație care poate identifica o persoană fizică, precum și date anonime sau agregate prelucrate în conformitate cu această Politică de confidențialitate.

2.1 Informații pe care alegeți să le furnizați

Puteți furniza informații personale în mai multe scenarii, inclusiv atunci când solicitați o încercare gratuită a serviciilor noastre, ne contactați prin e-mail, canale de asistență, rețele sociale, telefon sau videoconferințe sau vi se acordă acces la aplicațiile și serviciile noastre de către noi sau administratorii conturilor de client. Situațiile suplimentare pot include încărcarea sau introducerea datelor în aplicația noastră, participarea la promoții de marketing, lansări de produse, webinarii sau evenimente sau contractarea utilizării serviciilor noastre.

Informațiile personale pe care le colectăm includ detalii generale, cum ar fi numele și prenumele, titlul, numărul de telefon, adresa de e-mail a companiei și numele companiei. Pentru utilizatorii finali, aceasta poate include și nume, adrese de e-mail de afaceri și comentarii cu privire la serviciile noastre. În plus, orice date introduse sau încărcate în aplicația noastră, cum ar fi numele angajaților sau reprezentanților și adresele de e-mail, pot fi prelucrate după cum este necesar pentru utilizarea serviciului. Pentru solicitanții de locuri de muncă, colectăm CV-uri, scrisori de intenție și alte informații legate de recrutare, cu consimțământul dumneavoastră, pentru procesele de angajare actuale sau viitoare.

Ne așteptăm ca utilizatorii să respecte politicile de confidențialitate ale organizației lor și reglementările aplicabile atunci când utilizează sau încarcă date cu caracter personal în serviciile noastre.

2.2 Informații pe care le colectăm automat

De asemenea, colectăm informații automat folosind cookie-uri, instrumente de business intelligence și tehnologii de urmărire pentru a monitoriza vizitele pe site și utilizarea serviciilor. Acestea pot include date precum orele de acces, paginile vizualizate, linkurile pe care s-a făcut clic, termenii de căutare introduși, acțiunile întreprinse și informații despre dispozitiv, cum ar fi adresa IP, tipul de browser, limba și locația. În plus, colectăm detalii despre adresele URL de referință și de ieșire.

Din utilizarea serviciilor noastre, putem colecta informații despre orele de acces, paginile procesate, valorile de performanță, utilizarea extensiilor, spațiile de lucru, fluxurile de lucru, metadatele, metadatele de e-mail primite, detaliile interacțiunii utilizatorului, tipurile de documente, limba și moneda. Datele de implicare prin e-mail, cum ar fi atunci când deschideți sau faceți clic pe linkuri din comunicările noastre, pot fi, de asemenea, procesate. Pentru mai multe informații despre cookie-uri și tehnologii de urmărire, consultați Politica noastră privind cookie-urile.

2.3 Informații pe care le colectăm de la terți

Putem îmbunătăți datele noastre cu informații din instrumente sau surse terțe. Acestea pot include detalii precum nume, adrese de e-mail, adrese de afaceri, titluri de post, nume de companii și numere de telefon, precum și informații conținute în documentele încărcate, cum ar fi numele, datele de contact, informațiile de plată și domeniul de aplicare.

Dacă furnizați informații personale de la terți prin intermediul serviciilor noastre, declarați că aveți temeiul legal pentru a face acest lucru, inclusiv obținerea oricărui consimțământ necesar din partea persoanelor vizate.

3. Cum folosim informațiile personale

Folosim informațiile dumneavoastră personale pentru a furniza serviciile noastre, pentru a comunica eficient, pentru a îmbunătăți funcționalitatea și pentru a asigura conformitatea cu legile aplicabile.

3.1 Furnizarea de servicii

Informațiile dumneavoastră personale sunt utilizate pentru a furniza servicii contractate, inclusiv versiuni de încercare gratuite, și pentru a asigura funcționalitatea completă pentru clienți. Folosim aceste informații pentru a oferi asistență, pentru a instrui utilizatorii finali, pentru a procesa plățile pentru abonamentele la servicii și pentru a ne gestiona site-ul web și aplicațiile pentru a îndeplini cerințele operaționale.

3.2 Comunicare

Putem comunica cu dumneavoastră direct prin e-mail, apeluri, chat-uri, conferințe video sau alte instrumente. Aceste comunicări pot include actualizări despre funcții noi, upgrade-uri, modificări ale termenilor și politicilor, servicii și oportunități promoționale, anunțuri de produse, sondaje și programare demonstrative.

3.3 Cercetare, analiză și îmbunătățire

Pentru a ne îmbunătăți serviciile și a optimiza experiența utilizatorilor, analizăm comportamentul utilizatorilor și utilizarea serviciilor. Putem procesa documente încărcate pentru cercetare, dezvoltare și instruire a instrumentelor noastre de inteligență artificială. Acest lucru sprijină, de asemenea, eforturile de cercetare de piață pentru a îmbunătăți furnizarea de servicii și crearea de campanii de marketing menite să genereze clienți potențiali și să ne extindă prezența pe piață.

3.4 Publicitate și marketing

Ne promovăm serviciile prin campanii de marketing direcționate și livrăm reclame bazate pe interese pe site-ul nostru web și pe alte platforme.

3.5 Securitate și conformitate

Prelucrăm informații personale pentru a preveni frauda, activitățile neautorizate și alte acțiuni interzise. În plus, folosim datele dumneavoastră pentru a pune în aplicare termenii și condițiile sau contractele aplicabile și pentru a proteja securitatea și integritatea site-urilor web, serviciilor și platformelor noastre.

3.6 Alte utilizări

În anumite cazuri, putem înregistra apeluri de videoconferință (cu notificare prealabilă) pentru a analiza și îmbunătăți calitatea comunicării și a serviciilor. Informațiile dumneavoastră pot fi, de asemenea, utilizate în scopuri dezvăluite la punctul de colectare sau conform legii.

Notă importantă: Nu vindem informațiile dvs., inclusiv orice date statistice sau analitice, către terți.

4. Cum partajăm informațiile personale

4.1 Furnizori de servicii

Lucrăm cu furnizori de servicii terți de încredere care ne ajută să ne furnizăm serviciile. Acești furnizori vă pot accesa informațiile personale după cum este necesar pentru a îndeplini sarcini în numele nostru, cum ar fi întreținerea aplicațiilor noastre sau susținerea funcționalității serviciului. Pentru a asigura conformitatea cu standardele de protecție a datelor, avem acorduri contractuale cu acești furnizori care le impun să vă protejeze informațiile, să le utilizeze doar pentru a furniza serviciile convenite și să interzică vânzarea sau dezvăluirea datelor dumneavoastră fără permisiunea noastră explicită.

4.2 Dezvăluiri legale

Pot exista circumstanțe în care suntem obligați să dezvăluim informații personale din cauza obligațiilor legale, cum ar fi răspunsul la citații valide, ordine judecătorești sau alte procese legale. În astfel de cazuri, luăm măsuri pentru a vă proteja drepturile depunând eforturi rezonabile pentru a redirecționa solicitarea către client sau utilizator final. Acolo unde este permis prin lege, notificăm clienții cu privire la astfel de solicitări, permițându-le să solicite ordine de protecție sau căi de atac adecvate. Dacă solicitarea este invalidă, prea largă sau incompatibilă cu legile aplicabile privind protecția datelor (de exemplu, GDPR), o contestăm. Dacă dezvăluirea este inevitabilă, o limităm la minimul necesar și vă informăm prompt cu privire la informațiile dezvăluite. În plus, notificăm clienții dacă modificările legilor privind protecția datelor afectează prelucrarea informațiilor personale.

4.3 Schimbarea controlului

Dacă afacerea noastră suferă o vânzare, fuziune sau altă schimbare de control, este posibil să partajăm datele dumneavoastră cu caracter personal ca parte a acestor procese. Entitatea achizitoare va avea dreptul de a continua să utilizeze datele dumneavoastră în conformitate cu termenii acestei Politici de confidențialitate, cu excepția cazului în care sunteți de acord cu termeni diferiți.

4.4 Cum securizăm informațiile personale

Ne angajăm să protejăm securitatea informațiilor personale pe care le colectăm și le utilizăm. Pentru a preveni accesul, utilizarea sau dezvăluirea neautorizată, implementăm o serie de măsuri de protecție fizice, administrative și tehnice. Acestea includ aderarea la cadrele de securitate recunoscute la nivel internațional, criptarea datelor atât în repaus, cât și în tranzit și practici riguroase de securitate pe tot parcursul ciclului de viață al datelor dvs.

5. Care sunt drepturile dumneavoastră

Vă respectăm confidențialitatea și oferim următoarele drepturi tuturor persoanelor, indiferent de locația lor sau de reglementările aplicabile privind confidențialitatea.

5.1 Rolurile operatorului de date și ale procesatorului de date

Acționăm ca operator al datelor dumneavoastră cu caracter personal atunci când vizitați site-ul nostru web, când vă prelucrăm datele în scopuri de vânzări și marketing sau când folosim informații cu caracter personal sau date derivate pentru a ne îmbunătăți serviciile, pentru a sprijini cercetarea sau pentru a antrena sisteme de inteligență artificială. Pentru datele încărcate și prelucrate în cadrul tehnologiei noastre bazate pe cloud, acționăm ca procesator, gestionând datele cu caracter personal exclusiv sub îndrumarea clienților noștri.

5.2 Baza legală pentru prelucrare

Prelucrăm date cu caracter personal numai atunci când se aplică un temei legal. Aceasta include prelucrarea bazată pe consimțământul dvs., pe care îl solicităm ori de câte ori este necesar din punct de vedere legal; îndeplinirea obligațiilor noastre contractuale cu dumneavoastră sau cu clienții noștri; urmărirea intereselor legitime, cum ar fi marketingul, cercetarea de piață și îmbunătățirea serviciilor și tehnologiei noastre; sau respectarea obligațiilor legale, inclusiv prevenirea fraudei, soluționarea litigiilor și alte acțiuni legale.

5.3 Drepturile dumneavoastră GDPR

În calitate de persoană vizată în conformitate cu GDPR, aveți dreptul de a fi informat cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, precum și dreptul de a accesa, rectifica sau șterge datele dumneavoastră cu caracter personal în circumstanțe specifice. Vă puteți opune prelucrării datelor dumneavoastră, în special atunci când se bazează pe interese legitime, sau puteți solicita restricții privind prelucrarea acestora. În plus, aveți dreptul de a vă exporta datele cu caracter personal într-un format care poate fi citit automat (portabilitatea datelor) atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau pe un contract.

Dacă sunteți un utilizator final al serviciilor noastre, vă puteți conecta la contul dvs. sau vă puteți contacta angajatorul pentru mai multe detalii. Dacă doriți să vă exercitați oricare dintre aceste drepturi, vă rugăm să ne contactați direct. Vom răspunde într-un termen rezonabil și, dacă nu vă putem îndeplini solicitarea, vă vom oferi o explicație și îndrumări cu privire la acțiunile ulterioare.

5.5 Reclamații și autorități de supraveghere

Dacă credeți că vă sunt încălcate drepturile, puteți depune o plângere la autoritatea de supraveghere locală sau la cea mai apropiată de noi. Pentru orice întrebări sau pentru a vă exercita drepturile, vă rugăm să ne contactați.

6. Cât timp păstrăm informațiile personale

Păstrăm informațiile personale atât timp cât este necesar pentru a vă furniza serviciile dumneavoastră și clienților noștri sau conform obligațiilor legale. Practicile specifice de păstrare includ:

• Documente încărcate: Informațiile personale conținute în documentele încărcate în tehnologia noastră bazată pe cloud sunt păstrate în conformitate cu termenii conveniți cu clienții sau la cererea de ștergere a acestora. Toate datele documentelor încărcate vor fi șterse în termen de cel mult 10 ani de la data încărcării.
• Nevoi legale și operaționale: Informațiile pot fi păstrate pentru a respecta cerințele legale, pentru a preveni frauda, pentru a colecta taxe, pentru a rezolva dispute, pentru a depana probleme, pentru a asista la investigații, pentru a pune în aplicare Termenii și condițiile sau contractele și pentru a îndeplini alte scopuri legale.

Datele care nu mai sunt relevante pentru furnizarea serviciilor noastre pot fi anonimizate sau agregate pentru a genera informații, cum ar fi statistici de utilizare, care sunt valoroase din punct de vedere comercial, dar nu mai pot fi identificate personal. Toate informațiile păstrate sunt gestionate în conformitate cu această politică de confidențialitate.

7. Alte informații importante

7.1 Luarea automată a deciziilor și crearea de profiluri

• Reglementări privind controlul exporturilor: Putem refuza accesul la serviciile noastre dacă dumneavoastră sau organizația dumneavoastră sunteți listați pe listele relevante de control al exporturilor sau de sancțiuni.
• Publicitate și servicii personalizate: Pentru a oferi informații relevante despre serviciile, evenimentele și știrile noastre, putem crea un profil personal bazat pe teritoriul, compania sau funcția dvs. Această profilare se realizează pe baza interesului nostru legitim de a furniza conținut direcționat și util.

7.2 Transferuri de date

În funcție de locația dvs., prelucrarea informațiilor dumneavoastră personale poate implica transferul și stocarea datelor dumneavoastră într-o altă țară decât a dumneavoastră. Cu toate acestea, astfel de transferuri vor rămâne în cadrul Uniunii Europene (UE) sau al Spațiului Economic European (SEE) pentru a asigura conformitatea cu reglementările relevante privind protecția datelor.

Dacă este necesar un transfer în afara țării dvs., puteți găsi mai multe detalii în secțiunile relevante ale acestei Politici de confidențialitate sau contactându-ne folosind informațiile furnizate în secțiunea de contact.

7.3 Marketing

Colectăm și folosim informații personale în scopuri de marketing cu consimțământul dvs., cum ar fi atunci când completați un formular pe site-ul nostru. Atunci când activitățile de marketing implică combinarea datelor cu informații obținute de la terți, ne bazăm pe interesul nostru legitim de a ne angaja în aceste activități.

7.4 Cum să vă selectați preferințele de comunicare

Vă puteți gestiona preferințele de comunicare de marketing după cum urmează:

• Pentru a nu mai primi e-mailuri de marketing, faceți clic pe linkul "Dezabonare" inclus în mesajele noastre.
• În funcție de informațiile prelucrate, renunțarea va fi tratată fie ca o retragere a consimțământului, fie ca o obiecție la prelucrare bazată pe interesul nostru legitim.

Chiar dacă renunțați la comunicările de marketing, este posibil să vă contactăm în scopuri non-marketing, cum ar fi deservirea contului, actualizări de securitate, îndeplinirea solicitărilor sau administrarea programelor la care participați.

7.5 Prelucrarea informațiilor utilizatorilor finali

Când vă conectați pentru prima dată, sunteți de acord cu colectarea informațiilor dvs. Cu toate acestea, angajatorul dumneavoastră gestionează contul și poate încărca sau partaja date personale suplimentare. Este responsabilitatea angajatorului dumneavoastră să se asigure că colectarea, utilizarea și partajarea acestor date respectă legile aplicabile.

Pentru mai multe detalii, vă rugăm să consultați Termenii și condițiile.

8. Prelucrarea informațiilor conținute în documentele încărcate

Documentele încărcate pe platforma noastră sunt procesate folosind instrumente automate de extragere a datelor bazate pe învățare profundă și inteligență artificială (AI). Această prelucrare servește două scopuri principale: scopul principal este de a capta și structura datele în conformitate cu instrucțiunile clienților noștri, în timp ce scopul secundar sprijină cercetarea și dezvoltarea pentru a îmbunătăți tehnologia noastră de extragere a datelor și capacitățile AI. Toate prelucrările se desfășoară în deplină conformitate cu legile aplicabile, susținute de teste riguroase pentru a asigura o gestionare legală și transparentă a datelor.

8.1 Recomandări pentru clienți și jurisdicții

Pentru a ne alinia la principiile de protecție a datelor, recomandăm clienților, partenerilor de afaceri și angajaților să asigure transparența prin actualizarea propriilor termeni și politici de confidențialitate. Acestea ar trebui să comunice în mod clar utilizarea SenseTask ca furnizor de servicii și să explice modul în care se desfășoară procesarea, inclusiv utilizarea inteligenței artificiale și a învățării automate. Menținerea politicilor corecte, clare și actualizate este un aspect fundamental al conformității cu protecția datelor.

8.2 Dezvăluirea recomandată pentru omologii de afaceri și clienții

Când utilizați SenseTask pentru procesarea documentelor, vă recomandăm să vă informați omologii de afaceri și clienții despre implicarea noastră. De exemplu, puteți dezvălui că noi, SourceTask Solutions Srl și afiliații săi ("SenseTask"), procesăm facturile și le putem reține temporar pe baza unor interese legitime. Această reținere temporară are ca scop strict antrenarea seturilor de date pentru a îmbunătăți modelele noastre de inteligență artificială.

Dacă ne solicitați să prelucrăm documente care implică terți, cum ar fi facturi în care nu sunteți nici proprietarul, nici participantul direct, este esențial să vă asigurați că aveți dreptul legal de a transmite aceste documente. În plus, ar trebui să obțineți consimțământul explicit și informat de la toate persoanele sau entitățile participante. Acest consimțământ trebuie să acopere transmiterea datelor către SenseTask atât în scopuri de extragere a datelor, cât și de antrenament AI.

8.3 Clarificări

Este important de reținut că aceste cerințe nu se aplică documentelor tranzacționale direct legate de propriile activități comerciale, cum ar fi facturile pe care le-ați emis sau primit. În plus, companiile din afara UE ar trebui să fie conștiente de faptul că prevederile GDPR se aplică oricărei entități care prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor fizice situate în Uniunea Europeană, indiferent de locația organizației.

9. Prelucrarea bazată pe consimțământul dumneavoastră

Atunci când ne bazăm pe consimțământul dumneavoastră pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, aveți dreptul de a vă retrage sau de a refuza consimțământul în orice moment. Pentru întrebări despre bazele legale pe care colectăm și prelucrăm datele dvs., vă rugăm să ne contactați.

10. Modificări ale politicii noastre de confidențialitate

Este posibil să actualizăm această politică de confidențialitate din când în când pentru a reflecta modificările practicilor noastre sau cerințele legale. Actualizările substanțiale vă vor fi comunicate într-o manieră care să vă asigure că sunteți informat și recunoașteți modificările.

11. Contactați-ne

Dacă doriți să vă exercitați drepturile, să solicitați informații suplimentare despre datele dumneavoastră cu caracter personal sau să aflați mai multe despre practicile noastre de confidențialitate, vă rugăm să ne contactați pe noi sau pe responsabilul nostru cu protecția datelor de la SourceTask Solutions srl, Sos. Stefan cel Mare si Sfant 4, Iasi, Romania sau privacy@sourcetask.com.