Automatizarea fluxurilor documentelor: abordare nouă de la SenseTask

Pentru companiile care gestionează un volum mare de documente, precum facturi, contracte și formulare, introducerea și verificarea manuală a datelor poate fi o provocare considerabilă. Aici SenseTask intervine, oferind soluții de procesare inteligentă a documentelor (IDP) pentru a eficientiza fluxurile de lucru legate de documente pentru afaceri de orice dimensiune.

În acest articol, vom explora cum SenseTask transformă procesul de RO E factura, reducând sarcinile manuale și îmbunătățind acuratețea prin funcții inovatoare precum extragerea textului, recunoașterea semnăturilor, logo-urilor, identificarea perechilor parametru & valoare și altele.

Provocările procesării tradiționale a facturilor

Pentru multe afaceri, gestionarea facturilor este un proces care consumă timp și este predispus la erori. Fără automatizare, angajații introduc manual datele, verifică erorile, compară valorile cu comenzile și verifică semnături sau ștampile. Acest proces manual poate duce la:

• Costuri mai mari de muncă, datorate timpului dedicat introducerii de date.
• Riscuri de eroare în transcrierea datelor, în special la facturile complexe.
• Întârzieri în procesare și posibile probleme de flux sau proces.
• Ineficiențe care pot afecta alte aspecte ale fluxului de lucru al afacerii.

Prin adoptarea procesării inteligente a documentelor bazată pe AI, SenseTask automatizează acești pași, optimizând fluxurile de lucru și asigurând capturarea exactă a datelor de la început.

Explorarea capacităților de procesare inteligentă a documentelor

Platforma AI de procesare inteligentă a documentelor de la SenseTask transformă fluxurile complexe de documente prin recunoașterea și procesarea inteligentă a elementelor de date care altfel ar fi fost gestionate manual.

“Ocerizare Document” sau OCR avansat pentru extragerea textului

Tehnologia OCR document de la SenseTask poate extrage atât text tipărit, cât și scris de mână din diverse formate de documente. În contextul de înregistrare E factura, acest lucru înseamnă:

• Preluarea exactă a detaliilor precum informațiile despre furnizor, datele, articolele, totalurile și taxele.
• Capacitatea de a procesa atât documente scanate, cât și digitale, asigurând gestionarea ușoară a facturilor pe hârtie sau în format PDF.
• Suport multilingvistic, ceea ce permite SenseTask să deservească clienți la nivel global.

Exemplu: O organizație mare primește lunar mii de facturi de la furnizori din întreaga lume. Cu capabilitățile de ocerizare documente ale SenseTask, aceste documente sunt procesate în câteva secunde, permițând angajaților să se concentreze pe sarcini strategice.

Detectarea perechilor “Cheie-Valoare” pentru structurarea datelor

Facturile conțin informații critice în perechi parametru (cheie) & valoare, precum "Număr Factură", "Dată", "Total" etc. Folosind funcția de ocerizare documente platforma SenseTask recunoaște și captează aceste perechi, indiferent de aspectul sau poziția lor în document.

Pentru utilizatorii SenseTask, acest lucru înseamnă:

• Identificarea automată a informațiilor esențiale, precum numerele facturilor, datele scadenței și termenii de plată.
• Reducerea introducerii manuale de date și, implicit, a riscului de eroare umană.
• Posibilitatea de a personaliza identificarea perechilor cheie (parametru) & valoare în funcție de nevoile specifice ale clientului.

Exemplu: O afacere poate seta SenseTask să extragă automat totalurile facturilor, datele scadenței și detaliile despre furnizor, permițând echipelor financiare să se concentreze pe excepții, nu pe introducerea de date de rutină.

Extragerea tabelelor pentru analiza detaliată a datelor

Facturile conțin adesea tabele cu detalii despre achiziții, descrieri, cantități, prețuri unitare și totaluri. Soluția de ocerizare documente de la SenseTask poate identifica și capta aceste elemente ca date structurate, oferind o privire de ansamblu completă pentru analiză și reconciliere.

SenseTask permite:

• Extragerea automată a tuturor elementelor din tabele, asigurând capturarea completă a datelor.
• Compatibilitate cu aspecte complexe, unde tabelele pot varia în funcție de furnizor sau tipul documentului.
• Integrarea facilă a datelor structurate din tabele în sistemele de contabilitate și ERP.

Exemplu: Pentru o companie logistică, extragerea elementelor din tabele din facturi ajută la monitorizarea achizițiilor, compararea costurilor reale cu previziunile și oferă informații asupra tiparelor de cheltuieli.

Detectarea semnăturilor și ștampilelor pentru validarea documentelor

La gestionarea contractelor, aprobărilor sau facturilor ștampilate, SenseTask poate detecta și verifica semnăturile și ștampilele, asigurând autenticitatea și conformitatea și reducând necesitatea verificărilor manuale.

SenseTask permite:

• Detectarea automată a semnăturilor și ștampilelor, asigurând că facturile sunt autorizate.
• Verificarea autenticității prin compararea semnăturilor sau imaginilor ștampilelor.
• Un nivel suplimentar de detecție a fraudei pentru documentele financiare sensibile.

Exemplu: O companie poate folosi SenseTask pentru a semnala orice factură nesemnată, reducând riscul de plăți neautorizate și adăugând un pas esențial în fluxul lor de aprobare.

Identificarea logo-urilor și imaginilor pentru recunoașterea brandului

Capabilitățile de recunoaștere a imaginilor ale SenseTask, bazate pe modele de viziune personalizate, permit clienților să identifice logo-uri sau alte imagini specifice pe documente. Acest lucru este valoros pentru categorisirea brandului, identificarea furnizorilor și organizarea înregistrărilor.

SenseTask oferă:

• Identificarea automată a logo-urilor pentru a categorisi rapid furnizorii.
• Îmbunătățirea organizării și a recuperării documentelor bazate pe conținut vizual.
• Posibilitatea de a antrena modele personalizate pentru a recunoaște logo-uri sau simboluri specifice.

Exemplu: O companie de retail care folosește SenseTask poate organiza automat facturile în funcție de logo-urile furnizorilor, accelerând accesul la înregistrări și îmbunătățind sistemul de gestionare a documentelor.

Integrarea SenseTask cu sistemele de afaceri

Capabilitățile de integrare ale SenseTask cu software-ul ERP, CRM și contabil facilitează un flux continuu de date din capturarea documentelor până la sistemele de bază. Această conectivitate:

• Reduce segregarea de date, permițând o gestionare unitară a informațiilor.
• Accelerează timpii de procesare, deoarece datele se transferă automat în sistemele back-end.
• Îmbunătățește accesibilitatea datelor, astfel încât echipele pot accesa și analiza informațiile în timp real.

Beneficiile procesării inteligente a documentelor SenseTask

Implementarea soluției SenseTask oferă beneficii importante pentru afaceri:

• Eficiență crescută: Capturarea automată a datelor reduce timpul de procesare și costurile cu forța de muncă.
• Acuratețe îmbunătățită: Învățarea automată minimizează riscul de erori și asigură integritatea datelor.
• Conformitate sporită: Recunoașterea semnăturilor și ștampilelor oferă un nivel de securitate pentru tranzacțiile sensibile.
• Scalabilitate: SenseTask poate fi extins pentru a satisface atât nevoile micilor afaceri, cât și ale marilor întreprinderi.

Concluzie

Soluția de procesare a documentelor de la SenseTask, bazată pe capabilitățile de procesare inteligentă a documentelor, oferă putere companiilor să își gestioneze facturile, formularele și contractele eficient și precis. Automatizând fluxurile complexe de documente, SenseTask permite clienților să se concentreze pe sarcini cu valoare adăugată mai mare, îmbunătățind astfel productivitatea și eficiența operațională.

Pentru afacerile care doresc să-și optimizeze procesarea documentelor, adoptarea unei soluții inteligente, SenseTask poate fi un adevărat factor de schimbare, transformând sarcinile manuale consumatoare de timp în procese automatizate și optimizate.