Automatizare Dosare Documente: Procesare, Clasificare, Aprobări și Fluxuri Personalizate

Organizațiile care gestionează volume mari de documente întâmpină adesea dificultăți majore în procesarea rapidă și precisă a acestora. Studiile recente arată că peste 40% din timpul angajaților este consumat cu sarcini repetitive legate de gestionarea documentelor, cum ar fi clasificarea manuală, extragerea datelor și aprobările individuale.

În acest context, SenseTask a introdus capabilitatea de procesare inteligentă a dosarelor digitale, cunoscute și ca „collections”. Prin această nouă funcționalitate, utilizatorii pot încărca unul sau mai multe fișiere PDF într-un singur dosar, iar platforma clasifică automat documentele conform tipologiei acestora (facturi, avize, contracte, anexe, formulare etc.) folosind atât modele predefinite cât și modele personalizate. Ulterior, SenseTask extrage automat date esențiale specifice fiecărui tip de document și permite utilizatorilor să definească regulile și fluxurile de aprobare pentru fiecare document în parte.

Pentru exemplificare, vom explora cazul concret al companiei Verdum, specializată în gestiunea transporturilor, care utilizează SenseTask pentru automatizarea completă a procesării dosarelor de transport. Astfel, Verdum economisește timp semnificativ, elimină erorile de procesare și optimizează fluxul de documente către platforme externe precum SharePoint.

Cum funcționează procesarea inteligentă a dosarelor în SenseTask?

SenseTask permite procesarea completă a unui dosar digital – de la încărcare până la aprobare și export – cu intervenție minimă din partea utilizatorului. Iată pașii principali:

1. Import flexibil

Documentele pot fi importate prin e-mail, API sau manual, în funcție de nevoile fiecărei echipe. Acestea sunt organizate automat într-o structură logică pe baza datelor din fișiere (de exemplu: punct de lucru, dată, tip document).

2. Clasificare automată

După import, SenseTask împarte fișierul pe documente individuale și le clasifică automat conform tipologiei acestora: facturi, avize, contracte, bonuri, formulare etc. Utilizatorii pot revizui și ajusta clasificarea dacă este necesar.

3. Extragere de date esențiale

Platforma extrage automat informații cheie pentru fiecare tip de document, cum ar fi:

• CUI și denumirea furnizorului sau clientului
• Număr, serie și dată document
• Cantitate, coduri specifice, semnături
• Câmpurile extrase pot fi personalizate în funcție de cerințele fiecărui proces.

4. Validare asistată

Utilizatorii pot verifica și aproba fiecare document individual. În cazul în care clasificarea sau datele extrase nu sunt corecte, pot reprocesa fișierul sau ajusta manual în interfața de revizuire.

5. Aprobarea dosarului complet

Un dosar este considerat aprobat doar după ce toate documentele din interior au fost validate individual. Acest lucru asigură control și transparență pe întregul flux.

6. Export și integrare

După aprobare, fișierele pot fi redenumite automat și exportate către diverse platforme externe precum SharePoint sau sisteme ERP, conform regulilor stabilite de echipă.

Studiu de caz: Automatizarea dosarelor de transport pentru Verdum

Verdum, furnizor de soluții integrate pentru gestionarea deșeurilor, avea nevoie de o soluție scalabilă și eficientă pentru a automatiza procesarea dosarelor de transport, care includeau multiple documente – avize, anexe, tichete de cântar, formulare etc. Obiectivul lor a fost clar: automatizarea completă a procesării unui dosar de transport, cu intervenție umană minimă și integrare fluidă cu sistemele existente.

Provocarea

Echipele Verdum primeau zilnic fișiere PDF care conțineau colecții complete de documente de transport. Acestea erau procesate manual și necesitau:

• Clasificarea documentelor individuale, precum:

  • Aviz de expediție din fabrică
  • Aviz de expediție emis de Verdum
  • Formular de transport pentru deșeuri periculoase
  • Formular de transport pentru deșeuri nepericuloase
  • Formular de transport pentru deșeuri transfrontaliere
  • Notă de cântar (sau tichet de cântar)
  • Scrisoare CMR (pentru transport rutier internațional)

• Extragerea datelor esențiale pentru fiecare tip de document (ex: cod TVA, cantități, coduri EWC, semnături)

• Validarea automată a cantităților trimise vs. recepționate prin integrare cu sistemul ERP

• Verificarea existenței semnăturilor pe documentele care necesită aprobare

• Aprobarea fiecărui document și aprobarea finală a întregii colecții

• Redenumirea automată a fișierelor și exportul în SharePoint

Acest proces consuma foarte mult timp, predispus la erori și dificil de scalat.

Soluția SenseTask

SenseTask a fost implementat în mai puțin de o lună, într-o configurație adaptată fluxului Verdum. Capabilitățile activate:

✅ Import automatizat

Dosarele sunt importate automat prin API direct din infrastructura Verdum, într-o structură logică organizată pe puncte de lucru și dată. În lipsa unui punct de lucru detectabil, fișierele sunt direcționate într-un spațiu „Nedistribuite”, pentru procesare ulterioară.

✅ Clasificare documente

După import, fișierele sunt automat împărțite în documente individuale și clasificate în tipuri relevante pentru domeniul deșeurilor: aviz de expediție, tichet cântar, anexă etc. Clasificarea poate fi ajustată manual de operatori, dacă este cazul, direct din interfața de revizuire.

✅ Extragere date esențiale

Pentru fiecare tip de document, SenseTask extrage automat informațiile cheie:

• CUI și denumirea furnizorului și clientului
• Număr, dată și serie document
• Coduri EWC, cantități, semnături Etichetele sunt structurate în așa fel încât să permită exportul standardizat în SharePoint.

✅ Validarea automată a datelor și a semnăturilor

Cantitățile extrase sunt comparate automat cu înregistrările din ERP pentru a identifica eventuale neconcordanțe între cantitățile expediate și cele recepționate. În plus, sistemul verifică dacă documentele relevante conțin toate semnăturile obligatorii, semnalând orice lipsuri înainte de aprobare.

✅ Flux de aprobare controlat

Documentele pot fi validate individual. Dacă apar erori, utilizatorii pot reprocesa întregul dosar sau doar un document, cu reconfirmarea clasificării. Doar după validarea fiecărui document, întregul dosar este considerat „aprobat”.

✅ Export automat cu redenumire

După aprobare, fișierul master este redenumit conform unui șablon specific agreat cu Verdum (ex: <data_transport>_<nr_aviz>_<client>). Dosarul este apoi exportat automat în locația SharePoint corespunzătoare, organizată după punct de lucru și dată.

Rezultate și beneficii

• ⏱️ Reducere drastică a timpului de procesare: de la zeci de minute pe dosar la sub 3 minute, inclusiv validare.
• ✅ Acoperire completă a scenariilor: fie că dosarul este complet sau documentele sunt transmise separat, sistemul permite procesare flexibilă.
• 📦 Integrare nativă cu SharePoint și organizare automată a folderelor.
• 🧠 Reducere a erorilor umane și creșterea trasabilității datelor.

Unde se pot aplica dosarele digitale inteligente?

Funcționalitatea de procesare automată a dosarelor din SenseTask este extrem de versatilă și poate fi adaptată cu ușurință la industrii și cazuri de utilizare variate. Oriunde există un flux de documente care trebuie grupate, procesate, validate și arhivate împreună, dosarele digitale inteligente oferă un avantaj clar.

📁 Dosare financiare și de aplicare pentru granturi

Instituțiile și companiile care aplică pentru finanțări trebuie să depună dosare complexe care includ: cererea propriu-zisă, declarații fiscale, extrase bancare, facturi, contracte, formulare semnate etc. SenseTask poate grupa, clasifica și extrage automat date din fiecare document, generând un dosar complet și verificabil pentru aprobare internă sau externă.

🛡️ Dosare de asigurări

În asigurări, fiecare cerere de despăgubire implică un dosar format din: notificare de daună, poliță, procese verbale, poze, facturi și corespondență. Platforma permite automatizarea întregului proces: sortare, indexare, extragere de date și aprobare dosar.

⚖️ Dosare juridice

Cabinetele de avocatură și departamentele juridice pot organiza și procesa dosare conținând: contracte, anexe, acte adiționale, copii după documente de identitate, corespondență, hotărâri judecătorești. Clasificarea și căutarea rapidă pe bază de date extrase reduc dramatic timpul de analiză.

🏥 Dosare medicale sau de pacient

Instituțiile medicale pot automatiza procesarea dosarelor pacientului – cuprinzând fișe medicale, avize, rețete, buletine de analize și documente de consimțământ – pentru a le centraliza într-un singur flux sigur, validat și pregătit pentru arhivare sau transfer.

🏗️ Dosare de conformitate și audit

Companiile din industrie, construcții sau producție au obligații de a documenta conformitatea pentru diverse proiecte. Aceste dosare pot conține rapoarte, avize de mediu, certificate, contracte și procese verbale – toate procesate automat și pregătite pentru inspecție sau audit.

🧾 Dosare de onboarding clienți sau furnizori

Procesele de onboarding implică dosare cu: formulare completate, contracte semnate, copii după acte, dovezi de plată etc. Automatizarea verificării și aprobării acestor dosare scurtează timpul de activare și reduce erorile.

Ce diferențiază SenseTask față de alte soluții de procesare documente?

Pe o piață aglomerată cu soluții de OCR, RPA și automatizare a documentelor, SenseTask se remarcă printr-un set unic de capabilități concepute pentru a rezolva probleme reale de business, nu doar extragerea de text.

📦 Procesarea dosarelor, nu doar a documentelor individuale

Majoritatea soluțiilor se concentrează pe un singur fișier. SenseTask introduce noțiunea de dosar digital inteligent, permițând procesarea coordonată a mai multor documente legate între ele – cu clasificare, validare și aprobare pe întregul set.

🛠️ Personalizare completă pentru fiecare client

Fiecare organizație are reguli proprii. Cu SenseTask, poți configura:

• ce câmpuri se extrag pentru fiecare tip de document
• în ce ordine trebuie procesate documentele
• ce reguli de validare/aprobare se aplică
• cum se redenumesc fișierele și unde se exportă

Totul fără a scrie cod.

🔁 Fluxuri robuste de revizuire și control

Utilizatorii pot:

• reclasifica un document dacă a fost greșit încadrat
• reprocesa fișierele fără a reîncărca manual
• aproba documente individuale și doar apoi întregul dosar

Această granularitate oferă control complet și trasabilitate în toate etapele.

🤝 Integrare ușoară cu sistemele existente

SenseTask oferă conectivitate standard și personalizabilă cu:

• SharePoint, OneDrive, SFTP
• ERP-uri precum Microsoft Business Central, Xero, QuickBooks
• platforme interne, prin API sau exporturi automate

🚀 Ușor de implementat, scalabil enterprise

Interfața este gândită pentru utilizatorii non-tehnici, dar arhitectura permite scalarea la nivel de organizație:

• echipe multiple, cu acces controlat
• structuri de directoare personalizate
• reguli pe puncte de lucru sau linii de business

Concluzie: Automatizează procesarea dosarelor cu SenseTask

Procesarea automată a dosarelor digitale schimbă fundamental modul în care organizațiile lucrează cu documente. Fie că este vorba despre un dosar de transport, un dosar de aplicare la finanțare sau o cerere de asigurare, SenseTask oferă un cadru flexibil, inteligent și controlabil pentru a accelera munca, reduce erorile și asigura conformitatea.

Prin capabilitățile de clasificare automată, extracție de date personalizabilă, validare asistată și integrare nativă cu platformele tale existente, SenseTask devine partenerul ideal pentru digitalizarea completă a proceselor bazate pe documente.

Vrei să vezi cum funcționează în organizația ta?

✅ Programează un demo și descoperă SenseTask în acțiune.

✅ Discută cu un expert pentru a vedea cum automatizarea îți poate optimiza afacerea.

✅ Încearcă gratuit și simplifică gestionarea documentelor chiar azi.