Peste 60% din erorile de facturare provin din introducerea manuală a datelor
Peste 60% din erorile de facturare provin din introducerea manuală a datelor — Iată cum le poți elimina
Procesarea manuală a facturilor este încă norma pentru multe companii — și le costă mai mult decât își dau seama. Conform APQC, peste 60% din erorile de facturare sunt cauzate de introducerea manuală a datelor. Aceste greșeli nu sunt doar mici incidente administrative. Ele duc la întârzieri de plată, relații tensionate cu furnizorii și ore pierdute în corectarea erorilor.
Echipele de finanțe și operațiuni cunosc bine această problemă: numere de factură tastate greșit, sume interpretate eronat, potriviri lipsă cu comenzile de achiziție. Pe măsură ce volumul de documente crește, riscul de eroare se amplifică — mai ales în industrii ca logistica, producția și retailul.
Vestea bună? Aceste erori pot fi eliminate complet. Cu instrumente moderne de automatizare a documentelor, companiile pot reduce introducerea manuală a datelor, elimina erorile umane și accelera întregul flux de procesare a plăților.
În acest articol, vom analiza:
- De unde apar de fapt erorile de facturare
- Care este costul real al corectării lor
- Cum poate SenseTask să elimine aceste erori definitiv
De unde provin erorile de facturare
Procesarea manuală a facturilor introduce fricțiuni la fiecare pas — mai ales atunci când formatele documentelor variază, furnizorii sunt inconsistenți și sistemele interne nu sunt conectate. Majoritatea erorilor provin din câteva cauze principale:
1. Tastarea datelor din PDF-uri sau facturi scanate
Chiar și în 2025, multe echipe primesc facturi ca PDF-uri nestructurate sau documente scanate. Copierea manuală a câmpurilor precum număr factură, dată scadență sau linii de produs este lentă — și extrem de predispusă la erori.
2. Citirea greșită sau interpretarea incorectă a layout-urilor de facturi
Furnizorii nu folosesc un format standardizat. Unii pun totalul sus, alții jos. Unele facturi includ TVA în preț, altele nu. Când oamenii trebuie să interpreteze zeci de layout-uri diferite, greșelile sunt inevitabile.
3. Lipsa validării cu sistemele interne
Fără validare în timp real cu comenzile de achiziție, notele de recepție sau termenii contractuali, echipele pot procesa sume incorecte, aproba duplicate sau omite excepții critice.
4. Chiar și facturile electronice pot avea erori
Adoptarea e-facturării a crescut, dar multe sisteme nu reușesc să asocieze corect liniile de factură cu comenzile de achiziție sau centrele de cost. Datele pot fi "digitale", dar dacă nu sunt mapate și validate corect, riscul de erori persistă.
Costul real al fiecărei erori de facturare
Erorile de facturare pot părea minore — un decimal deplasat, o intrare duplicată, un număr de PO nepotrivit. Dar costurile ascunse se acumulează rapid.
⏱️ Timp pierdut pentru corectarea erorilor
Fiecare eroare declanșează reacții în lanț: emailuri de urmărire, verificări manuale, escaladări către achiziții sau furnizori. Potrivit Ardent Partners, o excepție de factură durează în medie 8,3 zile pentru a fi rezolvată — necesitând multiple intervenții.
🕒 Plăți întârziate și penalizări
Erorile duc adesea la ratări de termene de plată, penalități de întârziere, probleme de cash flow și pierderea încrederii furnizorilor. În logistică și retail, aceste întârzieri pot afecta grav lanțul de aprovizionare.
💸 Plăți duplicate sau în exces
Fără validare riguroasă, echipele AP pot procesa accidental aceeași factură de două ori sau pot plăti pentru servicii/bunuri neprimite. Aceste greșeli sunt greu de detectat și și mai greu de recuperat.
📋 Riscuri de conformitate și audit
Datele incorecte din facturi pot genera încălcări de conformitate — mai ales în industrii reglementate. Câmpuri lipsă, taxe alocate greșit sau lipsa trasabilității cresc semnificativ riscul la audituri.
📈 Se adună rapid
O singură eroare poate costa între 50–200 € pentru corectare. La mii de facturi, costul anual poate ajunge la zeci sau sute de mii de euro — fără a include pierderile de productivitate.
Cum elimină automatizarea peste 95% din erorile de facturare
Platforme moderne de automatizare a documentelor precum SenseTask sunt concepute nu doar pentru a digitaliza, ci pentru a preveni activ erorile înainte să apară.
✅ Captură automată de date din orice format
Modele AI extrag câmpuri cheie — număr factură, date, sume, TVA, linii de produs — din PDF-uri, scanuri, emailuri și layout-uri complexe. Fără retastare, fără confuzii de formatare.
✅ Mapare inteligentă a liniilor de factură
Facturile sunt potrivite automat cu comenzile de achiziție și notele de recepție — asigurând că fiecare produs/serviciu facturat are un corespondent valid.
✅ Validare în timp real
Reguli încorporate detectează duplicate, câmpuri lipsă, diferențe de sume și conflicte de date. Erorile sunt semnalate instantaneu — înainte de aprobare sau plată.
✅ Integrare perfectă cu ERP-uri și sisteme contabile
SenseTask se integrează cu WinMentor, Nexus, MS Business Central, SAP și altele, astfel încât datele validate curg direct în workflow-ul existent. Fără rescriere, fără resincronizări.
✅ Trasabilitate completă, gata de audit
Fiecare factură vine cu un istoric digital complet — ce a fost extras, validat, corectat și aprobat — simplificând auditul și raportările de conformitate.
Cum a redus o firmă logistică erorile de facturare cu 93%
O companie medie de logistică, care procesa peste 12.000 de facturi lunar, se confrunta cu întârzieri constante din cauza nepotrivirilor de linii, duplicatelor și problemelor de validare PO. Echipa AP petrecea aproape 40 de ore pe săptămână doar pentru corectarea excepțiilor.
După implementarea SenseTask:
- Rata de eroare a scăzut cu 93%
- Timpul de procesare per factură a scăzut de la 12 minute la sub 2 minute
- Corecțiile manuale au devenit rare, nu regula
Rezultatul? Echipa financiară s-a putut concentra pe strategii de cash flow, nu pe curățarea datelor — iar relațiile cu furnizorii s-au îmbunătățit datorită plăților corecte și la timp.
Concluzie: Erorile nu sunt inevitabile — sunt automatizabile
Erorile de facturare nu trebuie să fie un cost inevitabil al afacerii. Indiferent că e vorba de introducere manuală, nepotriviri de e-facturi sau lipsa referințelor PO, aceste probleme sunt complet prevenibile cu automatizarea potrivită.
SenseTask ajută echipele de finanțe și operațiuni să treacă de la corectarea reactivă a erorilor la acuratețe proactivă — reducând costurile, economisind timp și îmbunătățind relațiile cu furnizorii.
Vrei să elimini definitiv erorile de facturare?