Aprobarea e-Facturilor în organizații

Începând cu 2024, companiile din România s-au confruntat cu o serie de provocări semnificative pe măsură ce se adaptează la sistemul e-Factura, cadrul național de facturare electronică. Deși acest sistem este conceput pentru a spori transparența și a eficientiza procesele fiscale, a introdus o serie de obstacole, în special în domeniul fluxurilor de lucru de aprobare a facturilor electronice.

E-facturile trec de obicei prin mai multe etape de aprobare înainte de a fi finalizate. Fiecare etapă, fie că implică șefi de departamente, manageri sau directori, adaugă un nivel de control care este esențial pentru menținerea integrității financiare. Cu toate acestea, acest lucru introduce și potențiale întârzieri și ineficiențe. Sistemele tradiționale bazate pe hârtie sau procesele digitale dezarticulate pot duce la termene limită ratate, facturi pierdute și, în cele din urmă, relații tensionate cu furnizorii.

Provocări în fluxurile de aprobare a facturilor electronice

1. Costuri crescute: Nevoia de a acorda mai multor utilizatori acces la sistemele ERP pentru procesele de aprobare a dus la creșterea vertiginoasă a costurilor de licențiere. Pentru organizațiile mari, acest lucru a făcut ca fluxurile de lucru tradiționale bazate pe ERP să fie prohibitiv de scumpe.
2. Riscuri de securitate: Extinderea accesului ERP la numeroși utilizatori crește în mod inerent riscul de încălcare neautorizată a datelor sau de fraudă internă. Cu informațiile financiare sensibile mai accesibile pe scară largă, securitatea acestor sisteme devine o preocupare critică.
3. Complexitatea fluxului de lucru: Sistemele ERP tradiționale nu au adesea flexibilitatea necesară pentru a gestiona fluxuri de lucru complexe, cu mai multe departamente. Această rigiditate poate duce la blocaje, ineficiențe și întârzieri, având un impact semnificativ asupra eficienței operaționale generale.
4. Persistența hârtiei: În ciuda trecerii la facturarea electronică, unele companii continuă să tipărească versiuni PDF ale facturilor electronice, direcționându-le prin lanțuri de aprobare învechite, pe hârtie. Această practică nu numai că anulează câștigurile de eficiență ale facturării digitale, dar duce și la timpi de procesare mai mari, costuri operaționale mai mari și o pierdere a capacităților de urmărire în timp real.

O abordare mai eficientă: Cum abordează SenseTask provocările fluxului de lucru al unei e-Facturi

SenseTask oferă o soluție cuprinzătoare care permite companiilor să depășească aceste provocări prin gestionarea fluxurilor de lucru de aprobare a facturilor electronice în afara sistemelor lor ERP. Această abordare mai inteligentă introduce mai multe beneficii cheie:

• Fluxuri de lucru de aprobare personalizabile: SenseTask permite companiilor să creeze fluxuri de lucru de aprobare personalizate, adaptate nevoilor lor specifice. Prin extragerea datelor cheie din facturile electronice, fiecare departament își poate gestiona propriul proces de aprobare fără a complica sau încetini fluxul de lucru general. Această personalizare asigură că chiar și cele mai complexe procese multi-departamentale sunt gestionate cu eficiență.
• Segmentarea departamentelor și controlul accesului: Cu SenseTask, companiile pot implementa accesul segmentat, permițând utilizatorilor să vizualizeze doar documentele relevante pentru departamentul lor. Acest acces țintit reduce riscul de expunere neautorizată la informații financiare sensibile, sporind semnificativ securitatea procesului de aprobare.
• Soluție rentabilă: Prin gestionarea aprobărilor în cadrul SenseTask, companiile pot reduce drastic numărul de utilizatori care au nevoie de acces la sistemele lor ERP. Această limitare nu numai că reduce costurile de licențiere, dar evită și cheltuielile substanțiale asociate cu menținerea unui număr mare de utilizatori ERP pentru fluxurile de lucru de aprobare.
• Integrare simplificată cu sistemele ERP: Odată ce o factură electronică a fost aprobată prin fluxul de lucru personalizat din SenseTask, aceasta poate fi integrată fără probleme în sistemul ERP pentru procesarea finală. Acest lucru asigură că toate datele sunt exacte și că procesul rămâne eficient de la început până la sfârșit, fără întârzierile cauzate adesea de metodele tradiționale.
• Evitarea capcanei hârtiei: SenseTask digitalizează complet procesul de aprobare a facturilor electronice, eliminând necesitatea de a imprima documente pentru aprobare manuală. Prin menținerea unui flux de lucru digital de la început până la sfârșit, companiile pot păstra integritatea procesului de facturare electronică, asigurând urmărirea în timp real, conformitatea și economii semnificative de timp și resurse.
• Reconcilierea facturilor electronice cu inventarul: Dincolo de gestionarea fluxurilor de lucru de aprobare, SenseTask acceptă și reconcilierea facturilor electronice cu sistemele de inventar. Acest lucru asigură că bunurile sau serviciile facturate sunt potrivite cu exactitate cu înregistrările de inventar, oferind o imagine cuprinzătoare a nivelurilor stocurilor și a obligațiilor financiare. Prin automatizarea acestui proces de reconciliere, SenseTask ajută companiile să mențină înregistrări exacte ale inventarului, să reducă discrepanțele și să eficientizeze raportarea financiară.

Exemplu: Un flux de lucru tipic pentru e-Factura pentru aprovizionare

SenseTask eficientizează procesul de aprobare a facturilor electronice primite prin automatizarea fluxului de facturi prin etapele necesare de aprobare. O parte cheie a acestui proces este etapa de filtrare departamentală, în care factura este mai întâi evaluată și direcționată în funcție de nevoile organizaționale. Iată cum funcționează în detaliu:

Filtrare departamentală: Asigurarea rutării exacte și a aprobării inițiale

Primirea facturilor electronice și rutarea inițială - Odată ce o factură electronică este primită, aceasta intră în sistemul SenseTask, care o direcționează automat către departamentul relevant pentru aprobare inițială. Această rutare se bazează pe criterii predefinite, cum ar fi natura bunurilor sau serviciilor, valoarea facturii sau furnizorul implicat.

• Aprobarea managerului de aprovizionare - Dacă factura electronică se referă la materii prime, echipamente sau orice alte consumabile, aceasta este direcționată către managerul de aprovizionare. Managerul de aprovizionare revizuiește factura pentru a se asigura că cantitățile, prețurile și termenii se aliniază cu comanda de achiziție sau contractul inițial. Orice discrepanțe sunt semnalate, iar factura este fie aprobată pentru procesare ulterioară, fie trimisă înapoi pentru clarificare.
• Aprobarea managerului de depozit - În cazurile în care factura este legată de bunurile care au fost primite și stocate, factura este direcționată către managerul de depozit. Managerul de depozit verifică dacă articolele listate pe factură corespund mărfurilor primite în ceea ce privește cantitatea și calitatea. Acest pas asigură că numai bunurile care au fost primite și acceptate în mod corespunzător sunt aprobate pentru plată.
• Aprobarea directorului general - Pentru facturile de mare valoare sau cele care necesită supraveghere de nivel superior, factura este direcționată către directorul general. Rolul directorului general este de a se asigura că cheltuielile se aliniază cu obiectivele strategice și bugetul organizației. Aprobarea directorului înseamnă că factura a trecut printr-un control riguros și este aliniată la strategia financiară mai largă a companiei.
• Integrarea departamentului de contabilitate - Odată ce aprobările departamentale necesare sunt finalizate, factura este direcționată către departamentul de contabilitate. Aici, SenseTask facilitează exportul fără probleme al datelor de facturare în software-ul de contabilitate sau în sistemul ERP al organizației. Această integrare asigură că înregistrările financiare sunt actualizate și că procesul de plată poate continua fără întârziere. Procesul automat de reconciliere și export al facturilor reduce riscul de erori asociate introducerii manuale a datelor, îmbunătățește eficiența și asigură că datele financiare ale companiei sunt corecte și complete.

Personalizare: adaptată nevoilor organizației dvs.

În timp ce fluxul de lucru de mai sus ilustrează un proces comun de aprobare, SenseTask este conceput având în vedere flexibilitatea. Platforma permite o personalizare extinsă, asigurându-se că fluxul de lucru se aliniază perfect cu structura și nevoile unice ale organizației dvs. Indiferent dacă procesul de aprobare implică pași suplimentari, ierarhii de aprobare diferite sau cerințe specifice de conformitate, SenseTask poate fi configurat pentru a satisface aceste cerințe. Această adaptabilitate îl face o soluție ideală pentru organizațiile de toate dimensiunile și industriile, oferind o abordare personalizată a automatizării fluxului de lucru.

Beneficiile: viteză, acuratețe și conformitate

Prin automatizarea acestor fluxuri de lucru, SenseTask nu numai că accelerează procesul de aprobare, dar îmbunătățește și acuratețea operațiunilor financiare. Erorile care apar adesea la introducerea manuală a datelor sunt minimizate, iar procesul consecvent și automatizat asigură conformitatea cu reglementările interne și externe. În plus, capacitatea platformei de a oferi o pistă de audit completă pentru fiecare factură îmbunătățește transparența și responsabilitatea în cadrul organizației.

SenseTask: Soluția completă pentru provocările legate de facturarea electronică

SenseTask este echipat în mod unic pentru a face față tuturor acestor provocări, oferind companiilor românești o soluție sigură, rentabilă și flexibilă pentru gestionarea fluxurilor de lucru de aprobare a facturilor electronice. Indiferent dacă se ocupă de complexitatea e-Factura sau a oricărui alt sistem de facturare electronică, SenseTask asigură conformitatea, eficiența și securitatea, făcându-l un instrument esențial pentru afacerile moderne.