Cât timp și bani se economisesc cu o soluție inteligentă de procesare a documentelor precum SenseTask?
SenseTask, o platformă inteligentă de procesare a documentelor, oferă o soluție cuprinzătoare pentru gestionarea diferitelor tipuri de documente, cum ar fi e-facturi, facturi externe, bonuri fiscale, avize de insoțire a mărfii, declarații vamale de import și contracte. Prin utilizarea tehnologiei avansate, SenseTask reduce semnificativ timpul și efortul necesar pentru gestionarea documentelor, oferind clienților economii substanțiale de timp. Aici, ne aruncăm în detalii despre cât de mult timp se economisește utilizând SenseTask pentru diferite tipuri de documente și procese și modul în care acest lucru se traduce în economii financiare pentru o companie.
Cei 5 piloni de optimizare de timp si costuri cu SenseTask
- Eliminarea introducerii manuale a datelor
- Minimizarea erorilor
- Optimizarea contabilității și gestionării Inventarului
- Definirea fluxurilor de documente
- Utilizarea platformei ca arhivă digitală
- Eliminarea introducerii manuale a datelor
1. Eliminarea introducerii manuale a datelor
Introducerea manuală a datelor nu este doar consumatoare de timp, ci și predispusă la erori. Prin automatizarea acestui proces, SenseTask permite companiilor să redirecționeze resursele umane valoroase către sarcini mai strategice. Iată o defalcare a timpului economisit pe tip de document:
Facturi (o poziție): În medie, introducerea manuală a datelor pentru o factură cu o singură linie durează aproximativ 5 minute. SenseTask reduce acest timp la câteva secunde, economisind aproximativ 4 minute și 30 de secunde per factură.
Facturi (poziții multiple): Pentru facturile cu linii multiple, timpul necesar crește exponențial. O factură cu 10 linii poate dura aproximativ 20 de minute manual. SenseTask procesează aceasta în mai puțin de 1 minut, economisind aproximativ 19 minute per factură.
Bonuri fiscale: Introducerea datelor din bonuri fiscale durează de obicei aproximativ 3 minute per bon. SenseTask automatizează acest proces, reducând timpul la 30 de secunde, economisind 2 minute și 30 de secunde per bon fiscal.
Avize de insoțire a mărfii, declarații vamale de import: Aceste documente, adesea complexe și detaliate, pot dura aproximativ 10 minute pentru a fi procesate manual. SenseTask completează această sarcină în aproximativ 1 minut, economisind 9 minute per document.
e-Facturi: Acestea sunt de obicei mai rapide de procesat manual, dar tot durează aproximativ 3 minute. SenseTask poate procesa facturile electronice în câteva secunde, economisind 2 minute și 30 de secunde per document.
Contracte: Contractele, adesea lungi și detaliate, pot dura până la 30 de minute pentru a fi introduse și verificate manual. SenseTask poate procesa aceste documente în aproximativ 2 minute, economisind aproximativ 28 de minute per contract.
2. Minimizarea erorilor
Erorile în procesarea documentelor pot duce la pierderi semnificative de timp și costuri suplimentare. Automatizarea inteligentă a SenseTask minimizează aceste erori, ceea ce se traduce în economii de timp și bani:
Reducerea ratelor de eroare: Introducerea manuală a datelor are o rată de eroare de aproximativ 1-3%. Procesarea automată cu SenseTask reduce aceasta la aproape zero.
Timpul și costul corectării erorilor: Corectarea unei erori poate dura 10-30 de minute în funcție de complexitate. Pentru fiecare 1.000 de documente, aceasta înseamnă economisirea a 10-30 de ore prin evitarea erorilor. La un salariu orar mediu de 10 Euro, aceasta se traduce în economii de 100-300 Euro. Aceste economii de costuri nu iau în considerare potențialele implicații financiare ale acestor erori, care ar putea fi semnificativ mai mari.
3. Eficientizare contabilității primare și gestionărea inventarului
SenseTask se integrează perfect cu sistemele ERP, eliminând necesitatea sincronizării manuale a datelor între sisteme. Această optimizare asigură că datele sunt actualizate în mod constant pe toate platformele, îmbunătățind acuratețea și reducând redundanța.
Eficientizare contabilității primare: În mod tradițional, actualizarea înregistrărilor contabile manual poate dura aproximativ 10 minute per tranzacție. Cu sincronizarea automată a SenseTask, acest timp este redus la secunde.
Gestionarea inventarului: Pentru actualizările de inventar, introducerea manuală poate dura 5-10 minute per tranzacție, în funcție de complexitate. Automatizarea SenseTask reduce acest timp la câteva secunde, economisind până la 9 minute per tranzacție.
4. Definirea fluxurilor de documente
SenseTask permite definirea fluxurilor complexe de documente bazate pe datele cheie extrase, facilitând procesarea și ciclurile de aprobare eficiente.
Automatizarea fluxurilor: Gestionarea manuală a fluxurilor de documente (de ex. aprobări, redirecționări, categorisiri) poate dura 5-15 minute per document. Cu SenseTask, acest proces este automatizat, economisind până la 14 minute per document.
5. Utilizarea platformei ca o arhivă digitalvă
Menținerea unei arhive accesibile și căutabile de documente este un alt domeniu în care SenseTask excelează. Soluțiile tradiționale de stocare pe hârtie sau digitale sunt greoaie și consumatoare de timp pentru căutare.
Recuperarea documentelor: Găsirea unui document specific într-o arhivă tradițională poate dura între 10-30 de minute. Cu arhiva căutabilă a SenseTask, acest proces este instantaneu, economisind până la 29 de minute per căutare de document.
Istoric si audit: Menținerea manuală a unei urme de audit este laborioasă, durând adesea 5-10 minute per acțiune. SenseTask automatizează acest proces, oferind acces instantaneu la acțiunile și modificările utilizatorilor.
Economii totale de timp și bani (exemplu)
Pentru a ilustra economiile cumulative de timp și financiare, să luăm în considerare un scenariu în care o companie procesează 1.000 de facturi (500 cu linie unică, 500 cu linii multiple), 200 de chitanțe, 100 de note de livrare, 100 de scrisori de trăsură, 300 de facturi electronice și 50 de contracte pe lună. Vom presupune, de asemenea, un salariu orar mediu de 10 Euro pentru angajații care se ocupă de aceste sarcini.
Facturi cu o singură poziție:
Timp Economisit: 500 facturi x 4.5 minute = 2.250 minute (37 ore și 30 minute)
Bani Economisiți: 37.5 ore x 10 Euro = 375 Euro
Facturi cu poziții multiple
Timp Economisit: 500 facturi x 19 minute = 9.500 minute (158 ore și 20 minute)
Bani Economisiți: 158.3 ore x 10 Euro = 1.583 Euro
Bonuri fiscale:
Timp Economisit: 200 chitanțe x 2.5 minute = 500 minute (8 ore și 20 minute)
Bani Economisiți: 8.33 ore x 10 Euro = 83.25 Euro
Avize de insoțire a mărfii
Timp Economisit: 100 note x 9 minute = 900 minute (15 ore)
Bani Economisiți: 15 ore x 10 Euro = 150 Euro
Declarații vamale de import
Timp Economisit: 100 scrisori x 9 minute = 900 minute (15 ore)
Bani Economisiți: 15 ore x 10 Euro = 150 Euro
e-Facturi
Timp Economisit: 300 facturi electronice x 2.5 minute = 750 minute (12 ore și 30 minute)
Bani Economisiți: 12.5 ore x 10 Euro = 125 Euro
Contracte
Timp Economisit: 50 contracte x 28 minute = 1.400 minute (23 ore și 20 minute)
Bani Economisiți: 23.33 ore x 10 Euro = 233.25 Euro
Minimizarea Erorilor:
Timp Economisit: 10-30 ore
Bani Economisiți: 100-300 Euro
Economii totale lunare de timp și bani (exemplu)
Timp total economisit: 280-300 ore
Bani totali economisiți: 2.799.00-3.199.00 Euro
Prin adoptarea SenseTask, compania din acest scenariu va economisi aproape 280-300 de ore pe lună, traducându-se în câștiguri semnificative de productivitate și economii de costuri de peste 2.799-3.199 Euro în fiecare lună. Aceste eficiențe nu doar îmbunătățesc fluxurile operaționale, ci și capacitatea generală a companiilor de a se concentra pe creștere și inovare.
Concluzie
SenseTask revoluționează procesarea documentelor prin eliminarea introducerii manuale a datelor, minimizarea erorilor, optimizarea integrării cu sistemele de contabilitate și gestionare a inventarului, automatizarea fluxurilor complexe de documente și oferirea unei arhive de documente extrem de eficiente. Economiile de timp pe tip de document și proces sunt substanțiale, conducând la îmbunătățirea acurateței, timpuri de procesare mai rapide și eficiență operațională sporită. Pentru companiile care doresc să-și optimizeze gestionarea documentelor, SenseTask oferă o soluție inteligentă, cuprinzătoare, care oferă economii tangibile de timp și îmbunătățiri ale productivității.