Ce Este Validarea Bazată pe Reguli în Procesarea Documentelor
În fluxurile documentare, mici greșeli pot genera blocaje semnificative. Un cod de furnizor lipsă, un TVA greșit sau o nepotrivire între o comandă și o factură pot încetini aprobările și pot crește riscurile de conformitate sau costurile operaționale.
Validarea manuală este lentă, inconsistentă și predispusă la erori. Pe măsură ce companiile cresc, verificările umane devin imposibil de scalat. Aici intervine validarea bazată pe reguli.
Validarea bazată pe reguli aplică o serie de reguli prestabilite pentru a verifica automat documentele în ceea ce privește acuratețea, completitudinea și consistența. În loc să aștepți ca un om să observe o greșeală, platforme precum SenseTask validează instant documentele — aprobându-le pe cele corecte și semnalând doar excepțiile.
Această abordare accelerează procesarea, asigură calitatea datelor, reduce frauda și susține automatizarea la scară largă.
Ce este validarea bazată pe reguli?
Validarea bazată pe reguli presupune verificarea automată a documentelor în funcție de condiții prestabilite.
Fiecare regulă definește ce este acceptabil pentru un câmp, un document sau un flux. Dacă toate regulile sunt respectate, documentul este aprobat automat. Dacă nu, este trimis pentru revizuire.
Exemple de reguli aplicate în procesarea documentelor:
- Verificarea ca totalul facturii să corespundă cu suma liniilor
- Confirmarea că furnizorul există în lista aprobată
- Validarea numărului de comandă de achiziție
- Verificarea corectitudinii TVA-ului, monedei, termenelor de plată
- Asigurarea că toate câmpurile obligatorii (ex: PO, CUI) sunt completate
Această metodă permite identificarea timpurie a erorilor și menținerea integrității datelor — fără verificări manuale lente.
De ce contează validarea bazată pe reguli
În medii cu volum mare de documente, chiar și cele mai mici greșeli pot crea blocaje:
- Totaluri greșite
- Lipsa câmpurilor obligatorii
- Coduri de furnizor incorecte
Fără validare automată, aceste probleme încetinesc aprobările și cresc costurile.
Validarea bazată pe reguli elimină aceste riscuri oferind o primă linie de apărare automată. Documentele valide sunt aprobate imediat, cele cu erori sunt izolate rapid.
Beneficii-cheie:
- Aprobări mai rapide, prin filtrarea automată a documentelor corecte
- Reducerea muncii manuale, prin concentrarea doar pe excepții
- Îmbunătățirea calității datelor, prin impunerea standardelor
- Scăderea costurilor de procesare, prin mai puține reparații ulterioare
- Creșterea conformității, prin aplicarea regulilor interne și externe
Pentru companiile care vor să automatizeze la scară, validarea bazată pe reguli este esențială.
Cum implementează SenseTask validarea bazată pe reguli
SenseTask permite configurarea validării bazate pe reguli direct în fluxurile de documente — fără codare sau setări complexe.
Poți defini reguli personalizate pentru facturi, comenzi de achiziție, avize și alte documente.
Funcționalități SenseTask:
- Validare la nivel de câmp – verifică dacă formatele, valorile și completitudinea sunt corecte
- Validare între documente – compară date între fișiere (ex: total factură vs. comandă)
- Validare cu surse externe – verifică datele față de ERP, baze de furnizori sau cataloage de prețuri
- Configurare flexibilă de reguli – adaptare la orice logică internă, fără intervenție IT
- Feedback în timp real – erorile sunt semnalate instant, înainte ca documentul să avanseze
Rezultatul: mai puține erori, aprobări rapide, și un flux complet automatizat.
Exemple reale
✅ Validarea totalului facturii
O factură conține un total de 5.120 €, dar suma liniilor este 5.100 €.
SenseTask detectează instant discrepanța și marchează documentul pentru corectare — înainte să ajungă în contabilitate.
✅ Validarea furnizorului
O comandă face referire la un furnizor inactiv în ERP.
SenseTask validează automat numele și blochează documentul — prevenind fraude sau erori.
✅ Verificarea câmpurilor obligatorii
O notă de livrare scanată nu are data livrării.
SenseTask semnalează lipsa și previne transmiterea documentului incomplet mai departe.
✅ Potrivire între documente
Factura e pentru 1.000 unități, dar comanda aprobase doar 800.
SenseTask identifică nepotrivirea și declanșează o revizuire — evitând supraplata.
Concluzie
Validarea bazată pe reguli este coloana vertebrală a automatizării documentelor fiabile.
Fără ea, câmpuri lipsă, totaluri greșite sau furnizori nevalidați pot încetini fluxurile, produce erori costisitoare și afecta conformitatea.
Prin automatizare, companiile trec de la verificări reactive la fluxuri proactive și scalabile.
Documentele circulă mai repede, aprobările se fac cu încredere, iar echipele se concentrează pe ce contează.
SenseTask îți oferă validare inteligentă în fiecare pas — cu reguli configurabile, feedback instant, potrivire între documente și integrare completă în sistemele tale.
Gata să-ți îmbunătățești fluxurile documentare?
👉 Programează un demo
👉 Discută cu un expert
👉 Încearcă gratuit