Cazuri de utilizare pentru automatizare documente logistice

Echipele de logistică petrec până la 40% din timpul lor gestionând documente manual — de la scanarea CMR-urilor și urmărirea semnăturilor până la introducerea manuală a datelor din facturi în ERP-uri. Rezultatul? Întârzieri, erori costisitoare și echipe frustrate, copleșite de hârtii.

Automatizarea documentelor transformă industria logisticii, înlocuind sarcinile manuale cu fluxuri inteligente care extrag, validează și direcționează datele în timp real. Fie că gestionezi mii de expedieri sau coordonezi livrări transfrontaliere, automatizarea îți oferă echipei mai mult timp și reduce riscul.

În acest articol, explorăm 10 cazuri de utilizare cu impact ridicat unde automatizarea documentelor aduce rezultate reale — crescând viteza, acuratețea și scalabilitatea operațiunilor tale.

Automatizarea procesării avizelor de expediție / însoțire marfă

Scrisorile de transport — precum CMR-urile (pentru transport rutier) sau AWB-urile (pentru transport aerian) — sunt documente fundamentale în logistică. Procesarea manuală a acestora generează costuri mari de back-office, mai ales când datele trebuie introduse manual în ERP-uri.

SenseTask automatizează procesarea scrisorilor de transport pentru a elimina blocajele și a centraliza informațiile esențiale despre expediere:

• Extrage câmpuri precum expeditor/destinatar, tip de marfă, greutate, ID transport și numere de referință
• Lucrează cu documente scanate, PDF-uri sau emailuri în mai multe limbi
• Grupa automat fiecare scrisoare cu documentele aferente într-o colecție
• Reduce timpul de introducere și validare a documentelor cu până la 60%
• Permite actualizări de status în timp real și minimizează erorile între departamente

Automatizarea reconcilierii și procesării facturilor

Facturile de transport sunt adesea legate de notele de livrare și comenzile de achiziție, dar rareori sosesc sincronizate sau într-un format curat. Reconcilierea manuală întârzie plățile și ocupă resurse financiare valoroase.

SenseTask automatizează întreg procesul de reconciliere:

• Extrage numărul facturii, furnizorul, articolele, valoarea totală, TVA-ul și scadența
• Compară automat datele facturii cu comenzile de achiziție și notele de livrare
• Semnalează nepotrivirile de sume, cantități sau servicii
• Scade timpul de procesare a facturilor cu 70%
• Reduce incidentele de supraplăți și întârzieri de plată cu până la 40%

Automatizarea documentelor vamale

În logistica internațională, clearance-ul vamal depinde de documente corecte și complete. Lipsa documentelor duce la întârzieri costisitoare și penalități.

SenseTask digitizează și validează documentele vamale:

• Procesează declarații vamale, certificate de origine, packing list-uri și facturi comerciale
• Extrage cod HS, valoare declarată, greutate, țara de origine și incoterms
• Aplică reguli specifice fiecărei țări pentru a detecta lipsuri
• Crește rata de pregătire pentru vamă cu 85%
• Reduce întârzierile la frontieră cu până la 50%

Procesarea dovezilor de livrare (Proof of Delivery - POD)

Capturarea și validarea POD-urilor (dovezi de livrare) — mai ales cele scrise de mână sau trimise ca poze — poate fi complicată.

SenseTask automatizează procesarea POD-urilor:

• Extrage ora livrării, numele destinatarului, semnătura și notele
• Acceptă încărcări foto, PDF-uri și scanări
• Asociază POD-urile direct la colecția de documente de transport
• Accelerează aprobările de facturi cu 30–50%
• Consolidează dovezile pentru soluționarea disputelor

Managementul documentelor flotei

Gestionarea manuală a documentelor pentru flote duce adesea la expirarea polițelor sau inspecțiilor.

SenseTask automatizează gestionarea documentelor flotei:

• Digitalizează polițe de asigurare, inspecții tehnice, cărți verzi
• Extrage număr de înmatriculare, VIN, date de expirare și tipuri documente
• Trimite alerte automate pentru reînnoiri
• Reduce timpul de urmărire a documentelor cu 40%
• Minimizează penalizările pentru documente expirate

Automatizarea licențelor și certificatelor șoferilor

Gestionarea licențelor și permiselor la scară largă este predispusă la erori.

SenseTask automatizează gestionarea documentelor șoferilor:

• Scanează și extrage informații din permise, buletine, certificate medicale
• Suportă formate multilingve și ID-uri diverse
• Alertează pentru expirări și sincronizează cu HR sau dispeceratul
• Reduce timpul de conformitate cu 65%
• Elimină întreruperile de activitate cauzate de documente expirate

Digitalizarea formularelor de recepție din depozit

Formularele de primire în depozit sunt adesea pe hârtie sau scrise de mână.

SenseTask automatizează procesarea acestora:

• Extrage ID-ul livrării, SKU-urile, cantitățile și condițiile produselor
• Capturează notele scrise de mână și datele din liste bifate
• Potrivește datele cu ID-urile de inventar sau livrare
• Grăbește actualizarea sistemului cu 70%
• Reduce pierderile de confirmări de livrare

Automatizarea procesării ofertelor de transport

Ofertarea de tarife de transport în formate nestructurate îngreunează planificarea.

SenseTask standardizează procesarea ofertelor:

• Extrage prețuri, timpi de tranzit, informații despre transportator și termeni contractuali
• Normalizează datele pentru comparație ușoară
• Oferă dashboard-uri structurate pentru echipele de procurement
• Accelerează evaluarea ofertelor de până la 5x
• Crește acuratețea tarifelor și reduce negocierile multiple

Automatizarea documentelor pentru trecerile de frontieră

Pregătirea documentelor pentru trecerile de frontieră este consumatoare de timp.

SenseTask automatizează aceste procese:

• Extrage date din permise de tranzit, declarații ale șoferilor și facturi comerciale
• Validează câmpuri specifice țării de tranzit
• Pregătește documente pentru curse complexe sau internaționale
• Reduce timpul de pregătire cu 60–70%
• Minimizează refuzurile sau întârzierile la frontieră

Automatizarea chitanțelor de combustibil și rapoartelor de cheltuieli

Gestionarea manuală a chitanțelor de combustibil este ineficientă.

SenseTask transformă chitanțele în date structurate:

• Extrage tip combustibil, cantitate, cost, TVA, locație și număr vehicul
• Acceptă scanuri, poze mobile și PDF-uri prin email
• Asociază fiecare cheltuială cu ID-ul cursei sau vehiculului
• Reduce timpul de procesare financiară cu peste 50%
• Îmbunătățește urmărirea costurilor cu combustibilul

Automatizarea fișierului de transport

O singură expediere generează adesea multiple documente — CMR, facturi, declarații vamale și dovezi de livrare.

SenseTask rezolvă această problemă prin conceptul de colecție:

• Grupează documentele aferente într-un fișier digital unic
• Clasifică automat tipurile de documente
• Leagă documentele prin ID-uri comune (ex: număr de transport sau client)
• Oferă o viziune centralizată și gata de audit a întregii expediții

Astfel, echipele lucrează dintr-o interfață unificată, eliminând erorile și accelerând fluxurile documentare.

Concluzie

Gestionarea manuală a documentelor încetinește chiar și cele mai eficiente echipe logistice. De la întârzieri la vamă până la facturi nepotrivite, riscurile sunt reale — dar evitabile.

Automatizarea documentelor oferă un drum clar către operațiuni mai rapide, mai fiabile și mai scalabile. SenseTask ajută companiile logistice să automatizeze procesele — de la waybill-uri la documente de trecere frontieră — astfel încât echipele să se concentreze pe livrări, nu pe hârtii.

Gata să optimizezi fluxurile documentare?

• 📅 Programează un demo
• 💬 Discută cu un expert
• 🚀 Încearcă gratuit