💡 90% dintre companiile de logistică încă se bazează pe fluxuri de facturare parțial manuale — ceea ce duce la întârzieri, erori umane și costuri operaționale ascunse.

Acest studiu de caz arată cum SenseTask a ajutat un furnizor global de logistică să automatizeze complet procesarea a peste 4.000 de facturi pe lună, printr-o integrare profundă cu Cargowise și Getex.

Înainte de automatizare, facturile ajungeau în mai multe formate — electronice, scanate sau PDF — conținând adesea referințe complexe la expediții și coduri de taxare. Alocarea manuală a facturilor către departamente și operatori consuma timp valoros și introducea erori costisitoare.

SenseTask a implementat o soluție completă, gata de producție, care:

• Extrage și validează datele din facturi, indiferent de format
• Identifică și potrivește referințele de expediere cu înregistrările din Cargowise
• Alocă automat costurile către departamentele și operatorii corecți
• Sincronizează datele structurate și documentele direct în Cargowise și Getex

Impactul:

• Reducere drastică a erorilor de alocare a facturilor
• Viteză de procesare îmbunătățită de 5× — de la ore la doar câteva minute per factură
• 4.000+ documente/lună automatizate, cu extindere globală în desfășurare

Provocările înainte de automatizare

Înainte de SenseTask, procesarea facturilor depindea masiv de muncă manuală — mai ales în colaborarea dintre mai multe departamente și instrumente ca Cargowise. Principalele provocări:

❌ Surse fragmentate de facturi

• Facturile erau predominant electronice, dar veneau în diverse formate (XML, PDF, scanate)
• Referințele de expediere erau integrate inconsistent în documente

❌ Potrivire și alocare manuală

• Operatorii trebuiau să caute manual ID-urile și referințele de expediere în fiecare factură
• Alocarea cheltuielilor pe departamente sau moduri de transport (maritim, aerian, rutier, feroviar) dura ore

❌ Risc ridicat de erori

• Introducerea manuală creștea riscul de alocări incorecte și coduri de taxare lipsă
• Diferențele minore (ex: 0,001) duceau la erori de export sau probleme de plată

❌ Sisteme deconectate

• Nu exista sincronizare în timp real între facturi și TMS-ul Cargowise
• Exportarea în Getex era un pas manual suplimentar, întârziind arhivarea documentelor

Soluția SenseTask

Pentru a elimina munca manuală și a integra perfect cu Cargowise, SenseTask a implementat o soluție de automatizare completă, adaptată fluxurilor logistice ale clientului.

✅ Motor unificat de procesare a facturilor

• Gestiona în principal facturi electronice, cu suport pentru PDF-uri și scanări
• Extragerea tuturor datelor relevante — inclusiv ID-uri de expediere, coduri de taxare și sume totale

✅ Potrivire inteligentă a expedițiilor

• Corelarea referințelor din facturi cu înregistrările Cargowise
• Validarea liniilor de factură prin compararea estimărilor cu valorile reale

✅ Logică automată de alocare

• Alocarea automată a facturilor către moduri de transport și operatori interni
• Maparea costurilor către centrele de cost corespunzătoare, fără input manual

✅ Integrare Cargowise și Getex

• Exportul datelor structurate și documentelor în timp real
• Sincronizarea detaliilor clienților, expedițiilor și costurilor între sisteme

✅ Validare robustă

• Corectarea automată a discrepanțelor minore
• Eliminarea erorilor de alocare și a eșecurilor de export

Rezultate și impact de business

Implementarea SenseTask a înlocuit un proces fragmentat, manual, cu o soluție complet automată de producție, cu impact imediat:

📈 Procesare de facturi de 5× mai rapidă

• Timpul de procesare a scăzut de la ore la sub 10 minute per factură
• Fără mai căutări manuale sau alocări de către operatori

🧠 Alocare automată 100%

• Facturile sunt acum alocate automat pe mod de transport, operator și centru de cost
• Procesarea standard nu mai necesită intervenție umană

🔒 Zero erori de alocare

• Eliminarea nepotrivirilor dintre liniile de factură și datele Cargowise
• Validare personalizată pentru acuratețe 100% înainte de export

🌍 4.000+ facturi/lună, complet automatizate

• Soluția este activă pentru toate modurile de transport: SEA, AIR, ROAD, RAIL
• Clientul extinde acum automatizarea și pentru documentele de transport (AWB-uri, note de livrare etc.)

⏱ 100+ ore economisite lunar

• Echipele financiare și operaționale se concentrează pe activități de valoare
• Economiile de timp se traduc în creșteri semnificative de eficiență și reducerea costurilor

Cum automatizează SenseTask procesarea facturilor în Cargowise

SenseTask se integrează direct cu mediul Cargowise, transformând procesarea facturilor într-un flux de lucru complet automatizat:

1. Preluarea facturilor

Facturile sunt recepționate în formate multiple — e-facturi, PDF-uri sau scanări — prin email, API sau upload direct.

2. Extragere și validare date

Platforma extrage automat:

• ID-uri de expediere și referințe
• Coduri de taxare și valori
• Indicatori de departament și sume totale

Validarea se face imediat, comparând cu datele din Cargowise.

3. Alocare inteligentă

Folosind reguli de business și contextul expediției, SenseTask:

• Asignează facturile către departamentele corecte (SEA, AIR, ROAD, RAIL)
• Maparea costurilor către operatorii și centrele de cost corespunzătoare
• Semnalarea eventualelor anomalii pentru revizuire opțională

4. Sincronizare și export

Odată validate, datele și documentele sunt:

• Sincronizate cu Cargowise (prin API)
• Arhivate în Getex sau în sistemul DMS al clientului
• Disponibile pentru ERP sau alte sisteme aval

5. Învățare continuă

SenseTask învață continuu din feedback-ul operatorilor și tiparele de date — crescând precizia procesării la scară mare.

De ce utilizatorii Cargowise aleg SenseTask

Cargowise este un TMS puternic, dar procesarea documentelor din jurul său — în special a facturilor — presupune adesea muncă manuală consumatoare de timp. SenseTask rezolvă această problemă.

🚀 Proiectat special pentru automatizarea logistică

SenseTask a fost construit având în vedere expedițiile și transportul — de la facturi până la suport pentru documente de transport precum AWB-uri și POD-uri.

🔗 Integrare perfectă cu Cargowise

Platforma se conectează direct prin API la Cargowise, sincronizând automat referințe, clienți, expediții, costuri și documente.

🧠 Potrivire și validare bazată pe AI

SenseTask asigură potrivirea precisă a datelor și validarea alocărilor, fără a necesita șabloane.

🔒 Pregătit pentru enterprise și scalabil

Suportă fluxuri multi-departament (SEA, AIR, ROAD, RAIL) cu RBAC, audit trail și control complet al versiunilor — pregătit pentru extinderi globale.

Concluzie

Automatizarea procesării facturilor în Cargowise nu înseamnă doar viteză — înseamnă acuratețe, scalabilitate și eliberarea echipei de sarcini repetitive.

Cu SenseTask, clientul nostru a transformat un flux consumator de timp și predispus la erori într-un motor automatizat de procesare a facturilor, rulând acum peste 4.000 de documente lunar — fără alocare manuală.

Și acesta este doar începutul — același motor de automatizare este extins acum către colecții de documente de transport, eliberând și mai mult potențial de eficiență.

🚀 Ești gata să vezi cum funcționează?

• Programează un demo
• Discută cu un expert
• Încearcă gratuit